Tekst: Birgitte Simensen Berg

Fakta:

Mål for OU-prosess i stabs- og støttefunksjoner:
Målet med gjennomgangen er å finne fram til en organisasjonsform som setter stabs- og støttefunksjonene i stand til å ivareta sine roller innenfor tonivåmodellen på best mulig måte i årene som kommer. Fokus må rettes mot behovene hos brukerne av stabs- og støttefunksjonene. Prosjektarbeidet skal også foreta en gjennomgang for å prioritere og plassere oppgaver.

Omorganisering har en begynnelse, men ingen slutt? En evigvarende prosess? Spørsmålene henger i lufta, da jeg finner Elisabeth G. Holens kontor i rådhusets sjetteetasje. Virksomhetslederen for introduksjonssenter for utlendinger har for drøye to måneder flyttet fra Fjellheim skole til prosjektlederjobb i rådhuset. 30. oktober skal nemlig forslag til omorganisering i stabs- og støttefunksjoner være “ferdig”.

– Omorganisering av stabs- og støttefunksjoner, populært kalt OU2, har vært planlagt siden OU1 var ferdig. Vi skulle begynt i våres, men prosessen ble altså utsatt til etter sommerferien, forklarer Elisabeth G. Holen. I midten av august var det oppstartsseminar for virksomhetslederne i stab og støtte, og 28. august var det fellesmøte på høyskolesenteret for deres medarbeiderne.

Hvorfor OU2?
– Den første omorganiseringa har vært midlertidig, så vi ser denne fasen som vi nå skal inn som en justering og ikke som en omorganisering av modellen, sier Elisabeth G. Holen. Og legger til:

– Prosjektgruppa, som består av Odd Olsvik fra personaltjenesten og Elisabeth Arntsen fra Norsk Kommuneforbund, samt veileder Inger Djupskås og Marit Pettersen fra Bærum kommune, har sett det som viktig å sette seg inn hver enkelts virksomhetsplan, for å se på hva som fungerer bra og hva som kan gjøres bedre. Og sist, men ikke minst: stemmer innholdet i virksomhetsplanen med den reelle virkelighet? Samtaler med virksomhetslederne er gjennomført. Dessuten har vi vært i flere møter med medarbeidere både for å informere om prosessen og få tilbakemeldinger om deres arbeidssituasjon. Dette har vært kjempenyttig!

Ukjent framtid
– Vi vet per i dag ikke hvilken modell vi vil ende opp med. Og ingen kabal er lagt på forhånd, sier Elisabeth G. Holen, som allikevel mener hun har gode kort på hånden.

– Folk er konstruktive, så dialogen er viktig: Vi ønsker hele tida innspill fra de ansatte. Dette er et prosjekt som foreløpig er både vanskelig og diffust, men hvor målsettinga er at stabs- og støttetjenester skal yte tjenester og dekke behovene til virksomhetene, politikerne og rådmannen på en best mulig måte. Kanskje noen av dagens driftsoppgaver i stab og støtte bør og kan gjøres ute i virksomhetene? Fokus skal være oppgavene, og da er det ikke så viktig hvor vedkommende jobber. Derfor kan det bli endrede arbeidsoppgaver og -sted for flere. Det er bare rådmannens stilling som er “hellig” i en slik omstillingsprosess, sier prosjektleder Holen.

Smalhals og romslighet
– Kommunens dårlige økonomiske situasjon har vi naturligvis i bakhodet, men vi lar den ikke styre prosessen. Vi kan ikke lage en organisasjonsmodell etter dagens situasjon, en slik modell må være fleksibel. Men den økonomiske situasjonen viser jo at prosessen vi nå er inne i er utrolig viktig. Og en kjempeutfordring, slår Holen fast.

Kartlegging av og innspill om behov fra stab og støtte pågår for fullt. Virksomhetslederne, rådmann og politikerne skal dokumentere sine behov.

– Her kommer det sikkert inn mange og gode forslag, som skal systematiseres. Deretter kommer det innspill fra støtte, stab og organisasjonsrepresentantene, som skal ivareta de ansattes behov. Det er viktig at de ansatte for tid til å diskutere, forklarer prosjektleder Elisabeth G. Holen, som innrømmer at til syvende og sist er det rådmannen som har det avgjørende ordet i denne omstillingsprosessen. Sikkert er det også at dagens prosessrelaterte samfunn gjør at OU3 kommer i nær framtid.

Publisert i 2002.